İSG Eğitim Sistemine Geçiş: İlk 30 Gün İçin Plan

Sistem satın almak, işin kolay kısmı. Zor kısım, mevcut düzeni bozmadan yeni düzene geçmek. Yarım kalan geçişler genellikle aynı biçimde biter: yeni sistemde bir iki eğitim vardır, geri kalanı hâlâ Excel ve kâğıtta yürür, ekip iki ayrı düzenin yükünü taşır.

İSG eğitim sistemine geçişi dört haftaya yayarsanız hem acele etmez hem sürüncemede bırakmazsınız. İşte bizim önerdiğimiz sıra.

Dört haftalık plan

1. Hafta: Envanter

Önce elinizde ne olduğuna bakın. Şunları tek bir tabloda toplayın:

• Çalışan listesi (ad, görev, işyeri, işe giriş tarihi)
• Her işyerinin tehlike sınıfı
• Her çalışanın aldığı son eğitim ve tarihi
• Mevcut eğitim içerikleri: sunumlar, videolar, sınav soruları

Bu tablo iki iş görüyor. Hem sisteme aktarılacak veriyi hazırlıyor hem de eksikleri ortaya çıkarıyor. Tekrar süresi dolmuş ya da hiç kaydı olmayan çalışanlar yeni sistemin ilk işi olacak. Süreler için tekrar periyodu yazısındaki tabloya bakın.

2. Hafta: Pilot

Herkesi aynı anda sisteme almayın. Tek bir firma, bir şube ya da bir bölüm seçin; 10 ila 30 kişi idealdir. Pilotta üç şeyi sınayın:

1. Çalışanlar bağlantıyı alıp sorunsuz girebiliyor mu?
2. Telefondan deneyim yeterli mi?
3. Raporlar, denetimde işinize yarayacak kadar eksiksiz mi?

3. Hafta: İçerik ve iletişim

İçeriği olduğu gibi aktarmak cazip ama çoğu zaman yanlış. Eski sunumların bir kısmı yeni yönetmeliğe göre yeniden düzenlenmeli. Konu başlıklarını Ek-1 listesiyle eşleştirin, soru bankanızı sınav hazırlama rehberine göre gözden geçirin.

Çalışanlara da kısa bir duyuru yapın: eğitim nereden gelecek, nasıl girilecek, sorun olursa kime yazılacak. Bir iki cümle ve bir örnek ekran görüntüsü yeter.

4. Hafta: Tam geçiş

Pilot grubun geri bildirimini uyguladıktan sonra diğer gruplara açın. Bu haftada iki kritik karar var:

• Eski kayıtlar ne olacak? Geçmiş eğitim kayıtlarını sisteme aktarın ya da eski arşivi korunmuş şekilde saklayın. Hiçbirini kaybetmeyin; kayıt rehberi saklama düzenini anlatıyor.
• Eski düzen ne zaman kapanıyor? Bir tarih belirleyin ve herkese söyleyin. Açık bırakılan eski kanal, yeni sistemin benimsenmesini yavaşlatır.

Çalışandan direnç gelirse

“Yine yeni bir sistem” diye başlayan bir cümle duyarsanız şaşırmayın. Direncin arkasında çoğunlukla üç şey var: telefonla uğraşmak istememe, yanlış yaparım korkusu ve işin fazlalaşacağı kaygısı. Karşılığında şunları deneyin:

• Eğitimin süresini ve ne kadar kolay olduğunu ilk mesajda açıkça yazın.
• Çalışma saatleri içinde eğitim zamanı verin; bu zaten yönetmeliğin de beklentisi.
• İlk girişte yardım edecek bir “saha elçisi” belirleyin.
• İlk sınavı not baskısı olmadan, öğretici bir deneme olarak sunun.

30 gün sonunda neye bakacaksınız?

Sık düşülen tuzaklar

• Her şeyi aynı anda taşımak. Sorun çıktığında nereden başlayacağınızı bilemezsiniz.
• Çalışanı bilgilendirmemek. Bilinmeyen bir bağlantı, şüpheli bağlantıdır.
• Raporu en sona bırakmak. İlk eğitimden sonra raporu açın. Eksik bir alan varsa hemen düzeltin.
• Sahipsiz bırakmak. Geçişin başında bir kişi sorumlu olarak atanmalı.

Henüz sistem seçmediyseniz önce seçim kriterlerine göz atın; seçim sonrasında bu plan sizi bekliyor olacak.