Excel ile İSG Eğitim Takibi Ne Zaman Yetmez?
Excel ile İSG eğitim takibi küçük ölçekte işe yarar, ama büyüdükçe riskli hale gelir. Hazır tablo sütunları, sınırlar ve sisteme geçiş işaretleri.
Excel, çoğumuzun ilk eğitim takip aracı. Hızlı, tanıdık, esnek. Bir tablo açıp çalışan adlarını yazıyor, eğitim tarihlerini giriyor, belki renklendirme ekliyoruz. İlk altı ay harika çalışıyor.
Sonra çalışan sayısı artıyor, işyerleri çoğalıyor, tekrar tarihleri birbirine karışıyor. Bir gün bir çalışanın eğitiminin bir yıl önce dolduğunu fark ediyorsunuz. Excel ile İSG eğitim takibi işte tam bu noktada kırılıyor.
Excel’in güçlü yanları
Dürüst olalım: Excel kötü bir araç değil.
- Esnek: Sütun ekleyin, formül yazın, biçimi değiştirin.
- Tanıdık: Yeni bir şey öğrenmeniz gerekmiyor.
- Ucuz: Çoğu işyerinde zaten var.
- Hızlı başlangıç: Bir saatte bir takip tablosu çıkar.
Küçük bir işletmede, birkaç on çalışanla ve düzenli bir disiplinle Excel yıllarca iş görebilir.
Başlangıç için tablo yapısı
Excel kullanacaksanız, şu sütunlarla başlamak mantıklı:
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Çalışan adı soyadı | Kimlikteki ad |
| Görev / bölüm | Çalıştığı yer |
| İşyeri | Birden fazla işyeri varsa |
| Tehlike sınıfı | Az tehlikeli, tehlikeli, çok tehlikeli |
| İşe giriş tarihi | Üç ay sınırı için |
| İşe başlama eğitimi tarihi | Ayrı bir sütun |
| Temel eğitim tarihi | Son temel eğitim |
| Eğitim türü | İlk defa ya da tekrar |
| Eğitim şekli | Uzaktan, yüz yüze, karma |
| Tekrar periyodu (yıl) | 1, 2 ya da 3 |
| Bir sonraki tekrar tarihi | Son eğitim tarihi + periyot |
| Sınav puanı / deneme sayısı | Başarı ve hak takibi |
| Belge no / tarihi | Belge kaydı |
| Notlar | İzin dönüşü, kaza sonrası ek eğitim gibi |
“Bir sonraki tekrar tarihi” sütunu için son eğitim tarihine, periyodun yıl sayısı kadar yıl ekleyen bir formül kullanabilirsiniz. Ardından koşullu biçimlendirmeyle 60 gün içinde dolacakları sarıya, dolmuşları kırmızıya boyayın.
Excel nerede yetmez?
Aşağıdaki işaretlerden iki ya da fazlası sizdeyse artık kırılma noktasındasınız:
| İşaret | Neden sorun? |
|---|---|
| Çalışan sayısı yüzleri aştı | Elle girilen veride hata artar |
| Birden fazla işyeri ya da firma var | Tehlike sınıfı ve periyot karışır |
| Birden fazla kişi aynı dosyayı kullanıyor | Sürüm karmaşası, üzerine yazma |
| Dosya e-postayla dolaşıyor | Hangisi güncel? |
| Tekrar tarihleri kaçıyor | Hatırlatma insana bağlı |
| Uzaktan eğitim veriyorsunuz | Giriş-çıkış, ilerleme, soru kayıtları Excel’de tutulmaz |
| Sınav yapılıyor | Puan, deneme sayısı elle girilir |
| Denetim ya da müşteri rapor istiyor | Derlemek günler alıyor |
| Yetki ayrımı gerekiyor | Herkes her şeyi görüyor |
| Geçmiş kayıtlar kayboluyor | Eski sürümler, silinen satırlar |
Excel’in dört temel sınırı
1. Hatırlatma yok
Excel size “Ayşe’nin tekrar eğitimi 30 gün içinde doluyor” demez; siz tabloya bakarsanız görürsünüz. Bakmayı unuttuğunuz gün, tarih sessizce geçer.
2. Kanıt üretmez
Uzaktan eğitimde yönetmelik, sistem kayıtlarının eğitimin kanıtı olmasını bekliyor. Excel’e elle yazdığınız “izledi” ifadesi, bir kayıt değil, bir beyan (katılım takibi).
3. Veri bütünlüğü zayıf
Bir hücreyi yanlışlıkla silmek, tarihi yanlış girmek, bir satırı kaydırmak çok kolay. Hata fark edilene kadar yıllar geçebilir.
4. Ölçeklenmez
Elle yönetilen bir tablo çalışan sayısıyla birlikte iş yükünü de orantılı büyütür. Sistem ise çoğu işi otomatikleştirir.
Kâğıt, Excel, sistem: üç düzen
| Kâğıt ve klasör | Excel | İSG eğitim sistemi | |
|---|---|---|---|
| Kurulum | Hemen | Kolay | Kısa bir geçiş süreci |
| Maliyet | Düşük, ama zaman yüksek | Düşük | Abonelik |
| Hatırlatma | Yok | Elle | Otomatik |
| Uzaktan eğitim kaydı | Yok | Yok | Var |
| Rapor | Elle derleme | Formüllerle | Hazır raporlar |
| Çok firma | Zor | Zor | Güçlü |
| Hata riski | Yüksek | Orta | Düşük |
| Denetime hazırlık | Zor | Orta | Kolay |
Geçişi kolaylaştırmak
Excel’den sisteme geçmek düşündüğünüzden kolay; çünkü elinizde zaten bir çalışan listesi var:
- Tabloyu temizleyin: yazım hataları, tekrarlayan satırlar, eksik tarihler.
- Her çalışan için son temel eğitim tarihini ve tehlike sınıfını doğrulayın.
- Tabloyu sisteme toplu yükleyin.
- Eski eğitim kayıtlarını erişilebilir saklayın.
- Raporu sistemden alıp Excel’le karşılaştırın.
Adım adım plan için 30 günlük geçiş planımıza bakın.
Karma dönem
Geçiş sırasında bir süre Excel’i paralel tutabilirsiniz; ama uzun sürmemeli. İki yerde kayıt, tutarsızlığın en büyük kaynağı.
Sistem Excel’in yerine ne koyar?
Bir İSG eğitim sistemi, tablodaki sütunların çoğunu otomatik tutar: eğitim tarihleri, sınav puanları, tekrar tarihleri, belge numaraları. Üstüne giriş-çıkış, ilerleme ve soru kayıtlarını, hatırlatmayı ve hazır raporları ekler (sistem nedir). Seçerken 12 kriterlik listemizi kullanın.
Sık sorulan sorular
Excel kaç çalışana kadar yeter? Sabit bir sayı yok; asıl belirleyici işyeri sayısı, eğitim çeşitliliği ve disiplininiz. Genelde yüzlerce çalışan ve birden fazla işyeri sınırı zorlar.
Excel kaydı denetimde kabul edilir mi? Kayıt biçimi serbest; önemli olan bilgilerin doğru, eksiksiz ve eğitimin kanıtlarıyla desteklenmiş olması.
Sisteme geçince Excel’i silmeli miyim? Silmeyin; arşiv olarak saklayın ve sistemdeki verilerle doğruladığınızdan emin olun.
