Dijital İSG Belgesi ve Elektronik Arşiv: Nelere Dikkat Edilmeli?
İSG eğitim belgesi elektronik ortamda düzenlenip arşivlenebilir. E-imza, yedekleme, erişim ve KVKK açısından dijital belge ve arşiv için kontrol listesi.
Bir işyerinde yüz çalışan, iki tekrar eğitimi, üç yıllık süre... Kâğıt belgeler klasörlere sığmaz, kaybolur, karışır. Dijital belge ve elektronik arşiv, bu yükün çözümü gibi görünür; ama yanlış kurulursa kâğıttan daha büyük sorunlar çıkarabilir.
Yeni yönetmelik, dijital İSG belgesi konusunda net bir kapı açıyor: Madde 26’ya göre belgeler, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun şekilde imzalanabiliyor ve elektronik ortamda arşivlenebiliyor.
Kâğıt ile dijital: karşılaştırma
| Konu | Kâğıt belge | Dijital belge |
|---|---|---|
| İmza | Islak imza | Elektronik imza |
| Saklama | Klasör, dolap, arşiv odası | Elektronik arşiv, bulut ya da sunucu |
| Arama | Elle, zaman alıcı | Anında, çalışan ya da tarih bazlı |
| Kaybolma riski | Yangın, su, dağınıklık | Yedeklemeyle düşük |
| Çalışana teslim | Fotokopi | Dijital kopya |
| Denetime sunma | Klasörleri getirme | Rapor ya da dosya paylaşımı |
| Güncelleme | Yeniden basma | Anında |
Elektronik imza nedir?
5070 sayılı Kanun’da “elektronik imza” ve “güvenli elektronik imza” ayrı tanımlanıyor. Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğuruyor. Yönetmelik belgelerin bu kanuna uygun şekilde imzalanabileceğini söylüyor; yani hangi tür imzanın kullanılacağı kanuna göre belirleniyor. Kendi işyerinizde hangi imza yönteminin yeterli olacağını bilgi işlem ve hukuk danışmanınızla netleştirin.
Pratik sonuç: Belgeyi çıktı alıp ıslak imzalatmak zorunda değilsiniz; ancak elektronik imza altyapınızın kanuna uygun olduğundan emin olmalısınız.
Dijital belgede bulunması gerekenler
Dijital olması, içerik gereklerini değiştirmiyor. Belge, Ek-2’deki tüm alanları taşımalı:
- Çalışanın adı, soyadı, unvanı
- Eğitimi veren kişi ya da kurum
- Eğitimin tarihi, süresi, türü (ilk defa/tekrar), şekli (uzaktan/yüz yüze)
- Eğitimcilerin adı, soyadı, unvanı, imzası
- İşverenin unvanı ve işveren/vekilinin adı, soyadı, imzası
- Konu başlıkları ve süreleri
Alanların ayrıntılı listesi belge rehberimizde.
Elektronik arşiv kontrol listesi
Dijital arşiv kurarken sorulacak sorular:
| Başlık | Sorulacak soru |
|---|---|
| Yedekleme | Düzenli yedek alınıyor mu? Yedekler ayrı bir yerde mi? Geri yükleme denendi mi? |
| Erişim | Kimler hangi kayda erişebiliyor? Erişim kaydı tutuluyor mu? |
| Bütünlük | Belge sonradan değiştirilmediğinden nasıl emin oluyoruz? |
| Süreklilik | Dosya biçimi yıllar sonra da açılabilir mi? |
| KVKK | Çalışan verisi için aydınlatma, saklama süresi ve imha politikası var mı? |
| Çalışana teslim | Çalışan talep ettiğinde belgeyi dijital ya da çıktı olarak verebiliyor muyuz? |
| Denetim | Bir çalışanın tüm belgelerini dakikalar içinde çıkarabiliyor muyuz? |
Hangi belgeler dijital olabilir?
Eğitimle ilgili şu kayıtlar dijital ortamda tutulabilir:
- Temel eğitim belgeleri
- İşe başlama eğitimi tutanakları (özlük dosyasında saklanan kayıt)
- Uzaktan eğitim sistem kayıtları
- Sınav sonuçları
- Yıllık eğitim programı
- Etkinlik değerlendirme formları
Hangi kaydın ne şekilde saklanacağını kayıt ve özlük dosyası rehberimizde özetledik.
Çalışan belgesini nasıl alır?
Yönetmelik, işten ayrılırken talep eden çalışana belge örneğinin verilmesini söylüyor. Dijital ortamda bunu kolaylaştırın:
- Belgeyi PDF olarak dışa aktarabilin.
- Çalışan talebini kayıt altına alın.
- Belgenin güncel ve eksiksiz olduğunu kontrol edin.
Eğitim sistemi ile dijital belge
Bir İSG eğitim sistemi, eğitim sonunda belgeyi otomatik üretebilir. Seçerken şunlara bakın:
- Belge, Ek-2 alanlarını eksiksiz içeriyor mu?
- Belgeyi PDF olarak alabiliyor musunuz?
- Elektronik imza ya da imza süreci nasıl işliyor?
- Eski belgelere erişim sağlanıyor mu?
- Çalışan kendi belgesini görebiliyor mu?
Sistem seçim kriterleri arasında belge çıktısı beşinci sırada. Sistem sağlayıcısı belge üretimi konusunda net bilgi vermelidir.
Hangi imza? Kısa bir karar şeması
- Belgeyi dijital olarak mı düzenleyip saklayacaksınız? Evet ise kanuna uygun elektronik imza altyapınız var mı?
- Varsa belgeleri elektronik imzalayın ve imzalı hâliyle arşivleyin.
- Yoksa belgeyi çıktı alıp ıslak imzalatın, taratıp arşive alın ve asıl nüshayı saklayın.
- Çalışana dijital kopya verecekseniz PDF olarak dışa aktarın.
Hangi yöntemin sizin için yeterli olduğunu bilgi işlem ve hukuk danışmanınızla birlikte netleştirin.
Dikkat edilecek noktalar
- Belgeyi sadece ekranda tutmak. Yedeği yoksa tek bir arıza her şeyi silebilir.
- Erişimi herkese açmak. Çalışan verisi kişisel veridir.
- Dosya adlandırma düzensizliği. “belge_son_son2.pdf” kimseyi kurtarmaz.
- E-imza altyapısını hukuki doğrulama olmadan kullanmak.
- Eski ve yeni belgeleri karıştırmak. Sürüm ve tarih netliği önemli.
