Vardiyalı ve Sahada Çalışanlara İSG Eğitimi Nasıl Verilir?

“Herkesi aynı gün aynı salonda toplayalım” cümlesi, tek vardiyalı bir ofiste makul. Üç vardiya çalışan bir fabrikada, şube şube dağılmış bir mağaza zincirinde ya da şantiyede ise imkânsız. Üretim durdurulamıyor, vardiya devri hassas, çalışanın bir kısmı gece çalışıyor.

Vardiyalı çalışanlara İSG eğitimi vermek, bu yüzden planlama işi. Neyse ki hem yönetmelik hem teknoloji esneklik sağlıyor.

Yönetmeliğin sağladığı esneklik

Yeni yönetmelikten işinize yarayacak üç hüküm:

1. Eğitim parçalara bölünebilir. Her parça en az bir ders saati olmak kaydıyla, toplam süre farklı zaman dilimlerine yayılabilir.
2. Genel, sağlık ve teknik konular uzaktan verilebilir. Çalışan vardiyasına uygun saatte eğitime girebilir.
3. Temel eğitim, işe başladıktan sonra en geç üç ay içinde tamamlanmalı. Yeterince geniş bir pencere.

Dikkat edilecek nokta: Eğitim süresi çalışma süresinden sayılıyor; haftalık süreyi aşan kısım fazla çalışma. Yani gece vardiyasından çıkan çalışanı sabah eğitime çağırırsanız hem verim düşer hem fazla mesai doğar.

Zaman pencereleri kurun

Kayıtlı bir eğitimi herkesin aynı saatte izlemesi gerekmiyor. Ama “ne zaman istersen” demek de eğitimi sürüncemede bırakır. Çözüm, zaman penceresi:

Pencerenin içinde eğitim tüm ekibe açık kalıyor. Çalışan kendi vardiya saatine uyan bir zamanda giriyor. Bu yaklaşım, canlı eğitimde üç ayrı oturum yürütmeye göre eğitimcinin zamanını da korur.

Parçalı eğitim: küçük dilimlerle ilerleyin

Sekiz ders saatlik bir temel eğitimi tek günde bitirmek zorunda değilsiniz. Vardiyalı yapılarda küçük dilimler işe yarıyor:

Parçalı eğitimin işe yaraması için sistemin ilerlemeyi kaydetmesi, çalışanın kaldığı yerden devam edebilmesi gerekiyor. Süre planlamasını süreler yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.

Telefon, tablet, ortak ekran

Vardiyalı ve saha çalışanında bilgisayar erişimi sınırlı. Seçenekler:

• Kişisel telefon: SMS ile gönderilen tek tık bağlantı. En pratik yöntem (mobil eğitim yazımız).
• Ortak tablet ya da bilgisayar: Mola odasında ya da vardiya girişinde. Her çalışandan sonra oturum kapatılmalı.
• Saha lideri eşliğinde grup izleme: Küçük bir grup ortak ekranda izler; ancak bu yöntemde her çalışanın bireysel katılım ve sınav kaydı tutulabildiğinden emin olun.

Yüz yüze kısım için sahayı kullanın

Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde işe ve işyerine özgü konular yüz yüze verilmeli. Vardiyalı yapıda bunu şöyle organize edebilirsiniz:

1. Uzaktan kısmı önce bitirin; çalışan genel bilgiyi almış olsun.
2. Yüz yüze kısmı vardiya başında, gruplar halinde ve işin yapıldığı yerde yapın.
3. Gösterimi çalışanın kendi makinesinde ya da çalışma alanında yapın.
4. Katılım tutanağını mutlaka imzalatın.

Hangi bölümün hangi yöntemle verileceğini konu tablosunda bulabilirsiniz.

Takip ve hatırlatma

Vardiyalı yapılarda “kim eksik” sorusunun cevabı sürekli değişiyor. Etkili bir takip için:

• Günlük ya da haftalık eksik listesi alın.
• Vardiya bazında rapor çıkarın; hangi vardiyanın geride olduğunu görün.
• Otomatik hatırlatma gönderin (SMS ya da e-posta).
• Son tarih koyun ve görünür kılın.

Bu iş, elle yapıldığında Excel’de dağılır; sistemle yapıldığında bir rapor ekranına sığar (Excel yazımız).

Gece vardiyası için ayrı bir not

Gece çalışanları çoğu zaman “unutulmuş vardiya” olur. Gündüz konuşulan eğitimler, gece ekibine ya ulaşmaz ya geç ulaşır. Bunu önlemek için gece vardiyası amirini baştan planın içine alın, eğitim penceresini onların sakin saatine koyun ve raporda vardiya bazında ayrım yapın. Gece ekibinin tamamlama oranı düşükse, çalışanı değil planı gözden geçirin.

Nerede takılınır?

• Gece vardiyasını unutmak. Çoğu plan gündüz çalışana göre kurulur, gece ekibi geride kalır.
• Eğitimi mesai dışına atmak. Çalışan isteksiz olur, fazla mesai riski doğar.
• Tek bağlantı, tek zaman. Esnek zaman penceresi olmadan eğitim tamamlanmaz.
• Sahadaki liderleri dışarıda bırakmak. Vardiya amirinin desteği, katılım oranını belirgin biçimde etkiler.