İSG Eğitim Raporunda Bulunması Gereken Veriler
İyi bir İSG eğitim raporu hangi verileri içermeli? Çalışan, eğitim ve firma bazlı rapor türleri, KPI’lar ve denetime hazır rapor için kontrol listesi.
Rapor, eğitimin görünmez yarısı. Eğitim verildi, çalışanlar katıldı, sınav yapıldı; ama bunların hiçbiri denetçi karşısında konuşmaz. Konuşan şey rapordur.
İSG eğitim raporu, tek bir sayfa olabilir ya da bir tablo; önemli olan içindeki veriler. Eksik bir rapor, eğitimi verdiğinizi kanıtlamanıza yetmez; fazla karışık bir rapor ise kimsenin okumadığı bir dosya olur.
Altı temel rapor türü
| Rapor | Neyi gösterir? | Kim kullanır? |
|---|---|---|
| Çalışan eğitim geçmişi | Bir çalışanın tüm eğitimleri, tarihler, puanlar | Uzman, İK, denetçi |
| Eğitim bazlı rapor | Bir eğitimin katılımcıları, tamamlama ve başarı durumu | Eğitimi veren uzman |
| Firma/işyeri bazlı rapor | Bir işyerindeki tüm çalışanların durumu | İşveren, OSGB müşteri toplantısı |
| Eksik ve süresi yaklaşan eğitimler | Kimler eğitimi tamamlamadı, kimin tekrar tarihi yaklaşıyor | Uzman, planlama |
| Sınav analizi | Soru bazlı doğru-yanlış oranları, ortalama puan | Eğitim kalitesi |
| Uzaktan katılım detayı | Giriş-çıkış, izleme süresi, ilerleme | Uzaktan eğitim kanıtı |
Çalışan eğitim geçmişinde olması gerekenler
Bir çalışanın raporunda şu alanlar bulunmalı:
- Ad, soyad, görev, işyeri, tehlike sınıfı
- İşe giriş tarihi
- İşe başlama eğitimi tarihi
- Temel eğitimin türü (ilk defa ya da tekrar), tarihi, süresi, yöntemi (uzaktan ya da yüz yüze)
- Eğitimi veren kişi ve unvanı
- Ön test, son test puanları ve deneme sayısı
- Belge numarası ve düzenlenme tarihi
- Bir sonraki tekrar eğitim tarihi
Bu liste, Ek-2 belgesindeki alanlarla örtüşüyor (belge rehberi).
Uzaktan eğitim kaydında olması gerekenler
Yönetmeliğin 12. ve 17. maddeleri, uzaktan eğitimde sistem kayıtlarını eğitimin kanıtı sayıyor. Raporda şunlar bulunmalı:
- Her giriş ve çıkışın tarihi ve saati
- Toplam izleme süresi
- İlerleme yüzdesi
- Cevaplanan soru pencereleri
- Sınav sonucu
Katılım takibi yazımızda bu verilerin neden önemli olduğunu ve nasıl test edileceğini anlattık.
Takip edilmesi gereken beş gösterge
Raporun içinde tek tek veriler kadar, özet göstergeler de işe yarar:
| Gösterge | Nasıl hesaplanır? | Ne anlatır? |
|---|---|---|
| Tamamlama oranı | Tamamlayan / atanan | Eğitimin ulaştığı kitle |
| Ortalama puan | Son test puanlarının ortalaması | Öğrenme düzeyi |
| Başarı oranı | 60 ve üzeri alan / sınava giren | Eğitim yeterliliği |
| Ortalama izleme süresi | Toplam süre / katılımcı | Katılım kalitesi |
| Süresi yaklaşan sayısı | 60 gün içinde tekrar tarihi gelenler | Planlama ihtiyacı |
Rapor nasıl okunur?
Rakamlar, soru sormadan anlam taşımaz. Raporu açtığınızda şunlara bakın:
- Tamamlama oranı düşükse: bağlantı ulaşmamış mı, zaman mı yetmemiş, eğitim mi sıkıcı?
- Ortalama puan düşükse: eğitim yetersiz mi, sorular zor mu?
- Bir vardiya ya da bölüm geride ise: o grubun saatleri ve amiri ile konuşun.
- Başarısızlar belirli bir soruda yığılıyorsa: o soru ya da konu gözden geçirilmeli.
Denetime hazır rapor paketi
Müşteri firma ya da denetçi geldiğinde tek tek rapor çekmek yerine hazır bir paket sunun:
- İşyeri bazlı özet rapor (tamamlama, başarı, eksikler)
- Çalışan listesi ve her çalışan için eğitim belgesi özeti
- Eğitim programı (yıllık plan)
- Uzaktan eğitim kayıtları (örnek birkaç çalışan için detaylı rapor)
- Eksik ve gecikmeler için eylem planı
Raporu PDF ya da tablo dosyası olarak dışa aktarabilmek burada çok önemli. Sistem seçerken bunu sorun (demo soruları listesi, 10. soru).
Aylık rapor toplantısı için 20 dakikalık gündem
- Tamamlama oranı (5 dk): Hangi eğitimler, hangi firmalar, hangi vardiyalar geride?
- Eksikler ve nedenleri (5 dk): Neden tamamlanmadı: teknik sorun, zaman, ilgisizlik?
- Yaklaşan tekrarlar (5 dk): Önümüzdeki 60 günde süresi dolacaklar.
- Sınav analizi (3 dk): En çok yanlış yapılan üç soru.
- Aksiyonlar (2 dk): Kim, ne zamana kadar, ne yapacak?
Toplantının sonunda bir sayfalık özet çıkarın; bir sonraki toplantı onunla açılsın.
Sık düşülen tuzaklar
- Rakam var, tarih yok. Tarih ve süre olmadan puan anlamsız.
- Firma karışıklığı. Birden fazla firmanın verisi aynı raporda.
- Sadece son durumu göstermek. Geçmiş eğitimler de listelenmeli.
- Dışa aktarılamayan rapor. Ekranda iyi görünen ama denetime verilemeyen rapor işe yaramaz.
- Raporu kimsenin açmaması. Aylık bir rapor toplantısı koyun.
OSGB’ler için ek not
Birçok müşteriye hizmet veriyorsanız rapor otomasyonu doğrudan zaman tasarrufu. Her müşteriye aylık otomatik özet gönderebilmek, hizmet kalitenizi görünür kılar. Bunu onlarca firmanın eğitimini tek panelden yönetmek yazımızda ayrıca işledik.
